Etre chef de projet événementiel…

Article pêché sur www.evenementor.com

Retour d’expérience de Grégoire Michel sur le métier de chef de projet événementiel – La première remarque que l’on peut faire sur le métier de chef de projet événementiel est que c’est un métier sous-estimé. Or c’est un métier difficile pour plusieurs raisons…

Tout d’abord, les enjeux sont importants : dans chacun des projets événementiels, l’image de l’entreprise s’affiche au vu de tous ses prospects, clients, partenaires, actionnaires, sans parler des journalistes… La moindre erreur fait tâche, que ce soit une faute d’orthographe sur l’invitation au séminaire, une erreur de logo, ou bien un repas de mauvaise qualité. La qualité devra donc être aussi élevée que les budgets le permettent, ce qui suppose de bien savoir négocier avec les fournisseurs et requiert de l’expérience.

Ensuite, le chef de projet événementiel travaille avec une contrainte que peu de métiers ont vraiment : la date de fin de projet est rigoureusement intangible. Il est possible de retarder de 15 jours la sortie d’un produit, la remise d’un rapport, ou le déploiement d’un réseau, quitte à devoir se justifier et même à payer des pénalités mais on ne change pas la date d’un salon, d’un voyage, d’un concert… ! D’ailleurs, n’avez-vous jamais remarqué, en vous promenant sur les allées d’un salon le premier jour, quelques stands vides ? Les organisateurs, sans pitié, ont affiché le nom de la société en haut, pour que tout le monde connaisse l’impétrant. Puis quelqu’un arrive essoufflé avec un stand parapluie dans une main et un rouleau d’affiches dans l’autre…

La troisième difficulté tient justement à la mésestime évoquée plus haut. Qu’il est difficile pour un chef de projet de se faire respecter des directeurs, consultants et autres experts, qui doivent fournir leur présentation en temps et en heure pour qu’elle soit intégrée au prompteur ou au PC, qu’il est difficile aussi de faire en sorte que ces contributeurs arrivent à l’heure aux répétitions, quand il ne les sèchent pas totalement.

La quatrième difficulté tient aux compétences à mettre en œuvre, notamment pour faire en sorte qu’un événement ne reste pas sans suite et assurer le ROI du marketing. En 2009, le plus simple des séminaires va nécessiter de mettre en œuvre l’ensemble du spectre des compétences :

– marketing produit (contenus de l’événement),
– marketing internet (« landing page » ou mini site, invitations),
– marketing direct (système d’emailing, relances téléphoniques),
– communication (promotion de l’événement, chartes graphiques),
– outils informatiques (extraction de fichiers, suivi des pistes).

Comme nul ne maîtrise plus toutes ces compétences, le chef de projet devra en fait les coordonner, en restant capable de dialoguer avec les experts de chacun de ces domaines. La dernière difficulté, et non des moindres, tient au fait au métier même de chef de projet. Les événements peuvent être simple (un séminaire de 20 personnes dans un hôtel) ou extrêmement complexes (une conférence de 3 000 personnes avec 120 intervenants, dont une plénière pleine de VIP, sur 3 jours). Quoi qu’il en soit, Il y faut une capacité à gérer son temps, les dizaines de tâches en parallèle, les budgets toujours strictement contraints…

C’est donc un métier difficile […]. Ceux ou celles qui excellent à ces postes sont expérimentés, rares et d’une productivité exceptionnelle qui justifie un salaire de senior. Ils doivent associer un sens de l’hospitalité, du service, du détail et de l’organisation irréprochables alliés à une solide résistance au stress, qualités qui ne sont pas données à tout le monde et qui ne s’apprennent pas à l’école… Beaucoup s’y essayent, mais peu d’aspirants Marketeurs y parviennent vraiment. Pour finir, je vous propose de méditer cette remarque d’un Vice Président des Opérations, qui me disait, en parlant d’une remarquable chef de projet de mon équipe : « je croyais que c’était un métier facile, sans pression, où il n’y a qu’à dépenser de l’argent, et peu de travail… J’ai sérieusement révisé mon jugement après avoir organisé avec elle la dernière conférence ! Tous les soirs jusqu’à 1h du matin, les fournisseurs qui n’en font qu’à leur tête, les speakers qui ont tous un égo qui déborde, un budget bien trop juste. Un cauchemar ! » Et oui, pourtant, tous les jours, les chefs de projet marketing remettent le couvert.

Laisser un commentaire

Entrez vos coordonnées ci-dessous ou cliquez sur une icône pour vous connecter:

Logo WordPress.com

Vous commentez à l'aide de votre compte WordPress.com. Déconnexion / Changer )

Image Twitter

Vous commentez à l'aide de votre compte Twitter. Déconnexion / Changer )

Photo Facebook

Vous commentez à l'aide de votre compte Facebook. Déconnexion / Changer )

Photo Google+

Vous commentez à l'aide de votre compte Google+. Déconnexion / Changer )

Connexion à %s