Check-list des 10 questions à poser lors d’un repérage

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Un des facteurs clés de la réussite d’un événement est un repérage efficace. Cela permet non seulement de déterminer l’endroit le mieux approprié pour l’événement mais également d’en identifier les contraintes et avantages. Un repérage permet aux équipes de logistique et de production d’éviter des surcoûts imprévus, des changements de plans de dernière minute et même des incidents pendant l’événement.

1. Quelle est la capacité légale ?

A moins que cela ne soit un lieu privé ou une structure temporaire, le lieu doit avoir une capacité maximum, ce qui implique le nombre total d’invités qu’il peut contenir.

2. Avez-vous des prestataires référencés ?

Les traiteurs, fournisseur d’audiovisuel et autres prestataires qui connaissent le lieu peuvent également nous accompagner dans l’organisation de l’événement. Ils savent ce qui s’est fait avant, comment optimiser les espaces afin de les mettre en valeur et quels problèmes sont susceptibles d’arriver.

3. Quel équipement est fourni avec la salle ?

La mise à disposition de la lumière, du son, du matériel audiovisuel, de l’équipement de scène et même du mobilier peuvent impacter le budget. N’oubliez pas de vous renseigner également sur les points d’accroche, ce qui peut être important dans les espaces bruts et pour les événements nécessitant de la lumière ou des éléments de projection supplémentaires. Enfin, cela ne fait pas de mal de demander s’ils ont un groupe électrogène à disposition en cas de coupure d’électricité…

4. Y’a-t-il des zones de stockage ?

Ne pas oublier que les équipes de production auront besoin d’espace pour stocker du matériel et/ou organiser un bureau ou une régie. S’il n’y a pas d’espace disponible, il faut penser à créer une zone dans l’espace principal, ce qui peut bien entendu impacter le plan d’implantation initial.

5. Y’a-t-il un office traiteur ou une cuisine sur place ?

Tous les lieux n’ont pas nécessairement de cuisine ou d’office prévu sur place, ce qui peut compliquer la mise en place pour le traiteur. Savoir quel espace sera dédié à la préparation de la nourriture et des boissons et en informer le traiteur en amont peut vous permettre de limiter les coûts supplémentaires imprévus.

6. Quelles sont les heures de montage/démontage et quel est le coût du créneau supplémentaire ?

Les gens oublient souvent de demander quelles sont les horaires incluses dans le prix et si celles-ci suffisent pour gérer le déchargement et le montage. Prévoir le temps et le budget nécessaire au montage et démontage permet de gagner en efficacité et en rapidité. Il peut être crucial de se renseigner sur la disponibilité d’un monte-charge, particulièrement si le lieu de l’événement gère d’autres événements simultanément.

7. Le Wi-Fi est-il disponible et combien cela coûte-t-il ?

Les participants d’un événement s’attendent maintenant à avoir accès à Internet afin de checker leurs emails et de poster des commentaires sur les réseaux sociaux notamment. Cependant, ce service n’est pas nécessairement inclus dans les frais de location d’un lieu. Le demander à l’avancer permet donc d’économiser du temps et de l’argent pour plus tard.

8. Où peuvent se garer les prestataires et les participants ?

Le parking n’est souvent pas inclus dans les frais de location. Même dans les grandes villes où les participants se rendent sur le lieu de l’événement en transports en commun ou en taxi, les VIP et les prestataires auront toujours besoin d’une place pour se garer à proximité. Si les participants s’attendent à des places de parking, prévoir un voiturier est un détail dont vos invités se souviendront, surtout un vendredi soir à 19h00 lorsque la plupart des femmes invitées portent de hauts talons…

9. Quelles sont les possibilités de branding sur le lieu ?

Vous essayez d’attirer l’attention sur le lieu de l’événement ? Demandez-leur s’il est possible de placer des bannières, drapeaux, stickers et autre signalétique à l’extérieur de la structure existante ou si des structures type fronton ou panneaux existants peuvent être logotés. De la même manière, un lieu peut vous autoriser à customiser des écrans et d’autres supports à l’intérieur de l’espace.

10. Quelle est l’heure de fin autorisée ?

L’heure de fin de soirée est réglementaire et non négociable. Aussi et s’il s’agit d’un point sensible, assurez-vous de poser cette question, cela peut permettre de déterminer le choix du lieu pour une soirée.

A noter pour les organisateurs de congrès

France Congrès met à disposition des fiches pratiques, dont celle permettant de poser les bonnes questions lors d’un repérage de lieu de congrès.

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