43 outils en ligne pour organiser un événement

outils

Ouf, dûr dûr la rentrée !

Mon esprit ayant un peu fondu dans le Gers et pris l’eau en Bretagne, je vous invite – en attendant – à consulter cet article trouvé sur Go Réception, qui recense quelques uns des meilleurs outils en ligne destinés à faciliter l’organisation de votre événement.

Ces outils sont regroupés en plusieurs catégories :

  • Invitations, enregistrement et RSVP
  • Gestion de calendrier et planning
  • Gestionnaires de tâches
  • Collaboration (stockage & partage de fichiers)
  • Les cagnottes en ligne
  • Startups mariage
  • Les outils en bonus

Petite mention spéciale à Tom’s planner qui vous permet (en Français s’il vous plaît !) de gérer un rétroplanning de manière ludique et plus conviviale que sous Excel…

Go Réception est un site qui vous permet de trouver un lieu ou un prestataire pour votre événement. (Pour l’instant, à peu près tous les prestataires sont à Paris)

Cliquez ici pour consulter l’article.

Publicités

Check-list des 10 questions à poser lors d’un repérage

reperage1

Un des facteurs clés de la réussite d’un événement est un repérage efficace. Cela permet non seulement de déterminer l’endroit le mieux approprié pour l’événement mais également d’en identifier les contraintes et avantages. Un repérage permet aux équipes de logistique et de production d’éviter des surcoûts imprévus, des changements de plans de dernière minute et même des incidents pendant l’événement.

1. Quelle est la capacité légale ?

A moins que cela ne soit un lieu privé ou une structure temporaire, le lieu doit avoir une capacité maximum, ce qui implique le nombre total d’invités qu’il peut contenir.

2. Avez-vous des prestataires référencés ?

Les traiteurs, fournisseur d’audiovisuel et autres prestataires qui connaissent le lieu peuvent également nous accompagner dans l’organisation de l’événement. Ils savent ce qui s’est fait avant, comment optimiser les espaces afin de les mettre en valeur et quels problèmes sont susceptibles d’arriver.

3. Quel équipement est fourni avec la salle ?

La mise à disposition de la lumière, du son, du matériel audiovisuel, de l’équipement de scène et même du mobilier peuvent impacter le budget. N’oubliez pas de vous renseigner également sur les points d’accroche, ce qui peut être important dans les espaces bruts et pour les événements nécessitant de la lumière ou des éléments de projection supplémentaires. Enfin, cela ne fait pas de mal de demander s’ils ont un groupe électrogène à disposition en cas de coupure d’électricité…

4. Y’a-t-il des zones de stockage ?

Ne pas oublier que les équipes de production auront besoin d’espace pour stocker du matériel et/ou organiser un bureau ou une régie. S’il n’y a pas d’espace disponible, il faut penser à créer une zone dans l’espace principal, ce qui peut bien entendu impacter le plan d’implantation initial.

5. Y’a-t-il un office traiteur ou une cuisine sur place ?

Tous les lieux n’ont pas nécessairement de cuisine ou d’office prévu sur place, ce qui peut compliquer la mise en place pour le traiteur. Savoir quel espace sera dédié à la préparation de la nourriture et des boissons et en informer le traiteur en amont peut vous permettre de limiter les coûts supplémentaires imprévus.

6. Quelles sont les heures de montage/démontage et quel est le coût du créneau supplémentaire ?

Les gens oublient souvent de demander quelles sont les horaires incluses dans le prix et si celles-ci suffisent pour gérer le déchargement et le montage. Prévoir le temps et le budget nécessaire au montage et démontage permet de gagner en efficacité et en rapidité. Il peut être crucial de se renseigner sur la disponibilité d’un monte-charge, particulièrement si le lieu de l’événement gère d’autres événements simultanément.

7. Le Wi-Fi est-il disponible et combien cela coûte-t-il ?

Les participants d’un événement s’attendent maintenant à avoir accès à Internet afin de checker leurs emails et de poster des commentaires sur les réseaux sociaux notamment. Cependant, ce service n’est pas nécessairement inclus dans les frais de location d’un lieu. Le demander à l’avancer permet donc d’économiser du temps et de l’argent pour plus tard.

8. Où peuvent se garer les prestataires et les participants ?

Le parking n’est souvent pas inclus dans les frais de location. Même dans les grandes villes où les participants se rendent sur le lieu de l’événement en transports en commun ou en taxi, les VIP et les prestataires auront toujours besoin d’une place pour se garer à proximité. Si les participants s’attendent à des places de parking, prévoir un voiturier est un détail dont vos invités se souviendront, surtout un vendredi soir à 19h00 lorsque la plupart des femmes invitées portent de hauts talons…

9. Quelles sont les possibilités de branding sur le lieu ?

Vous essayez d’attirer l’attention sur le lieu de l’événement ? Demandez-leur s’il est possible de placer des bannières, drapeaux, stickers et autre signalétique à l’extérieur de la structure existante ou si des structures type fronton ou panneaux existants peuvent être logotés. De la même manière, un lieu peut vous autoriser à customiser des écrans et d’autres supports à l’intérieur de l’espace.

10. Quelle est l’heure de fin autorisée ?

L’heure de fin de soirée est réglementaire et non négociable. Aussi et s’il s’agit d’un point sensible, assurez-vous de poser cette question, cela peut permettre de déterminer le choix du lieu pour une soirée.

A noter pour les organisateurs de congrès

France Congrès met à disposition des fiches pratiques, dont celle permettant de poser les bonnes questions lors d’un repérage de lieu de congrès.

Les 4 étapes clés d’une planification d’événement sur les réseaux sociaux

sample-sm-plan-for-eventsEtre présent et actif sur les réseaux sociaux avant, pendant et après votre événement n’est plus une option. Les participants s’attendent à pouvoir recevoir de l’information et communiquer par les canaux que vous mettrez en place. Si vous ne le faites pas, ils le feront pour vous et vous risquez ainsi la perte de contrôle de votre public et ne pourrez pas en maîtriser le retour.

Votre public utilisera les réseaux sociaux pour obtenir des mises à jour en temps réel, pouvoir communiquer avec les autres participants dans un environnement interactif. Afin de répondre à cette demande, votre stratégie devra s’orienter en premier lieu sur le planning des actions à effectuer.

Marketo, un fournisseur de services marketing automatisés a réalisé une check-list sous la forme d’une infographie (à afficher dans votre bureau !) qui permet aux event managers de gérer la planification d’un événement sur les réseaux sociaux. En voici la traduction des contenus essentiels :

Avant toute chose, il est nécessaire de désigner un ou plusieurs social media managers afin de gérer cette mission et de bien définir vos objectifs (atteindre de nouvelles cibles, accroître la participation, être reconnu comme l’événement phare de votre spécialité, etc.).

1- la phase d’organisation « pré-événement »

  • Création d’un compte Twitter au nom de l’événement, soit valable pour tous les événements, soit -si celui-ci est vraiment important- valable uniquement pour l’événement en question. Exemple : @salonBEDOUK, @SIA_2013
  • Création d’un rétro-planning incluant pour l’événement les annonces à effectuer et les différentes phases de promotion
  • Création de visuels qui seront repris sur tous les canaux afin de donner une cohérence graphique à l’ensemble de l’événement
  • Inscription sur des annuaires listant les événements de la profession ou du thème abordé. Exemple : le guide des festivals, congrès médical, n’ salons
  • Ajouter le lieu de l’événement sur Foursquare et mettre en place des offres spéciales
  • Réserver ou désigner un photographe

2 – l’utilisation des réseaux sociaux « pré-événement »

  • FACEBOOK :
    . x posts par jour
    . x contenus visuels (photos, BD, infographie ou vidéos) par jour
    . x posts de promotion payants par semaine
    . Participer à un groupe ou créer une page dédiée à l’événement sur Facebook
  • TWITTER :
    . x tweets par jour
    . x tweets de partenaires par jour
    . x tweets de promotion payants par semaine
    . Création d’une liste incluant les personnes importantes liées à l’événement : conférenciers, partenaires et/ou clients, participants
    . Création d’une liste privée afin de surveiller la concurrence
    (pour comprendre l’utilité des listes sur Twitter, je vous invite à cliquer ici)
  • GOOGLE + :
    . x posts par jour
  • LINKEDIN :
    . x posts par jour
    . Participer à des discussions Linkedin pertinentes autour de l’événement
  • PINTEREST :
    . Créer un tableau de bord autour de l’événement en question
    . Epingler x images liées au thème par semaine
    . Créer un concours Pinterest sur le blog de l’événement
    . Créer x posts d’infographie liée au thème par semaine (si pertinent)
  • BLOG :
    . Créer x posts sur le blog par semaine
    . Créer x infographies par semaine (si pertinent)

3 – l’utilisation des réseaux sociaux pendant l’événement

Important : interviewer les participants, les clients, les orateurs et les influenceurs afin d’obtenir du contenu pour le blog et les réseaux sociaux

  • FACEBOOK :
    . x posts par jour
    . x photos postées par jour
  • TWITTER :
    . x tweets par jour
    . Tweeter le nom des présentations au début de chaque session (si pertinent)
    . x tweets de partenaires et influenceurs
    . Surveiller le hashtag de l’événement et les mentions concernant l’organisation
    . Retweeter et répondre aux points et questions intéressantes des participants
    . Encourager les employés de l’organisation et tout autre public relais à s’investir dans l’événement en postant des mises à jour ou des photos sur leurs comptes
    GOOGLE + :
  • . x posts par jour
    . Surveiller le hashtag de l’événement et les mentions concernant l’organisation
    . Planifier un « Google+ hangout » (chat vidéo avec des utilisateurs Google+)
  • LINKEDIN :
    . x posts par jour
    . Surveiller les groupes Linkedin dont le contenu est pertinent avec l’événement
  • LIVE BLOGGING :
    . x posts par jour en direct de l’événement

4 – la phase « post-événement »

. Publier tout le contenu sur les réseaux sociaux : les vidéos sur Youtube, les photos sur Flickr
. Mesurer le buzz généré avec un outil tel que Hashtracking ou Socialmention

  • BLOG :
    . Confectionner un article sur votre blog dressant un bilan de l’événement
    . Poster des articles résumant les sessions individuelles et en offrir les présentations à la consultation
  • RÉSEAUX SOCIAUX :
    . Remercier et se connecter avec les influenceurs
    . Promouvoir les ressources complémentaires

En complément, j’ajouterai les recommandations suivantes :
. Pendant l’événement, pensez à prévoir un projecteur multimédia qui diffusera les tweets de vos participants. Vous valoriserez ainsi l’utilisation de Twitter et metterez en avant vos participants. Il existe plusieurs services qui permettent de diffuser des tweets. N’oubliez pas également d’inscrire le hashtag sur la signalétique et partout où vous le pouvez : sur le site Web et à l’entrée de chacune des salles.

. Une fois l’événement terminé, utilisez Storify pour publier l’historique de votre événement. Vous pourrez regroupez l’ensemble des photos, vidéos, tweets, billets de blogs et URL qui parlent de votre événement. Les informations s’affichent sous la forme d’une ligne temporelle que vous pouvez exporter et republier sur votre site Web ou blog.

Les 10 tendances de l’événementiel pour 2013 – 2ème partie

minitel des annees 80Suite et fin de l’article dédié aux 10 tendances de l’événementiel en 2013.
Il est encore temps de cliquer ici pour lire la 1ère partie de l’article.

  • 5 / les commentaires des internautes

La gestion de la réputation d’un événement est en train de prendre de l’ampleur, et si cela correspond à ce que le monde de l’hôtellerie a vécu (avec Trip Advisor notamment), il est conseillé de s’y préparer dès maintenant. De nouveaux services, tels que Event Rater ou Yelp permettent aux participants de noter et de critiquer l’événement auquel ils viennent de participer. Le commentaire des participants joue un rôle prépondérant dans le processus de décision d’achat. Il est prévisible que l’événement qui n’aura pas bonne réputation sur la toile verra son taux de participation faiblir. Aussi est-il inutile de rappeler que ce facteur doit être pris en compte rapidement par les organisateurs.

  • 4 / des badges intelligents

Il ne s’agit pas ici de présenter les technologies RFID ou NFC, qui sont déjà utilisées sur de nombreux événements. Il s’agit plutôt d’une application de ces technologies. L’impression des badges et de tous les documents distribués sur les évenements représente souvent un énorme gâchis de papier et de matériel : imprimantes, pochettes plastiques, stylos, etc. Des services se développent donc pour fournir au participant un badge qui ne permettra pas seulement de l’identifier, mais également de rendre sa participation à l’événement plus active et interactive.

Exemple : Noodle Live qui permet au participant de collecter des données : cartes de visite, présentations PPT, plan de l’exposition, programme. Voir une animation présentant leur service :

  • 3 / une cabine photo éphémère

Des services et autres applications type Photomaton se développent à vive allure sur tout type d’événement : du mariage privé au salon technologique. Des applications populaires telle que Instagram ont grandement contribué à faire de la photo prise sur le vif un élément significatif de la communication d’un événement. Les services suivants proposent soit d’installer une cabine type Photomaton sur l’événement, soit d’utiliser un simple ordinateur équipé d’une web cam pour envoyer sur les réseaux sociaux une image souvenir liée à l’événement, qui sera de suite « likée » et partagée par de nombreux utilisateurs.

Exemples : Social PixBYO Booth ou en France : Flashmat

  • 2 / la diffusion et la conservation du contenu 

Tout event planner se doit maintenant de fournir au participant un contenu multimédia disponible rapidement après l’événement. Une plate-forme telle que Storify permet notamment de suivre, mettre en avant et regrouper -sans se perdre dans la jungle des réseaux sociaux- uniquement les contenus intéressant l’utilisateur. Les services suivants permettent également de désencombrer les médias et d’impliquer un public virtuel, qui n’a pu se rendre à l’événement.

Conferize ou Epilogger proposent de vivre l’événement à distance via une plate-forme en ligne réunissant tout ce qui se dit et ce qui se passe sur l’événement en question.

  • 1 / la chasse aux sponsors

Le nerf de la guerre… Les professionnels de l’événement vendent un concept, une idée… celle de l’expérience de leurs participants. Ils sont en quelque sorte des artistes qui ne devraient pas avoir à se soucier de trouver les fonds nécessaires à l’éclosion de leur projet. Quel event planner n’a pas rêvé d’une plate-forme dédiée à  la recherche de sponsors, qui lui permettrait ainsi de se focaliser sur son coeur de métier. Celles-ci existent : Sponsorhub et Sponsorist le proposent.

D’autres services tel que Event Now permettent aux prestataires d’entrer en compétition et de proposer les meilleurs tarifs pendant que l’event planner s’occupe de lancer l’événement de l’année !

  • Un dernier point 

Ne pas se préoccuper de sa réputation sociale ni de son public virtuel serait aujourd’hui une énorme erreur stratégique pour toute organisation et donc pour tout événement. Nous ne sommes malheureusement pas tous des experts techniques de ces questions : comment générer une communauté via les réseaux sociaux, faire en sorte que le trafic vers votre site Internet ou votre blog soit plus important et mieux qualifié, comment booster votre e-marketing… Social Dynamite est un outil développé en France, qui permet de gérer votre promotion sociale en laissant de côté la technique et de se focaliser uniquement sur le contenu, afin d’en mesurer ensuite l’impact. Voir ici un article de Meet In à ce sujet.

  • Conclusion

N’hésitez pas à vous familiariser avec ces tendances : n’oubliez pas que l’avenir arrive souvent sans prévenir… 😉

La solution pour enregistrer vos conférences

Open Slide réalise des enregistrements de communications orales durant des conférences. Le diaporama est automatiquement synchronisé avec le discours et une vidéo de l’orateur ou simplement sa photographie. Le système, développé en interne, leur permet de proposer des solutions modulables et personnalisables. Vous pouvez ainsi vous constituer une véritable bibliothèque scientifique et accéder aux présentations en quelques clics et à partir de mots clefs.

Open Slide réalise des vidéos d’une qualité haute définition, que ce soit la vidéo de l’orateur ou son diaporama. Pour une restitution optimale des présentations, ils vous conseillent et adaptent la qualité de leurs enregistrements à vos attentes et vos canaux de diffusion. Pour plus de détails ou une démonstration, n’hésitez pas à les contacter via leur site officiel : http://www.os-services.eu. Demandez Cathy ou Raphael de ma part !

Evénements scientifiques : boostez la participation !

Peu importe le lieu où se tiendra votre prochaine réunion scientifique, accroître le nombre de participants est toujours un des objectifs primordiaux de votre client.

Voici un article intéressant sur les stratégies clés qui ont été utilisées par la Fédération Mondiale du Coeur et l’EULAR (Ligue Européenne contre les Rhumatismes) pour doper leurs inscriptions.

Plus d’informations ici.