Le premier congrès français dédié à l’innovation dans l’événementiel

comintechLa première édition se tient aujourd’hui et réunit de nombreux acteurs de la communauté événementielle francophone.

Le salon ComIntech est organisé par le chapitre MPI (meeting professional international) France-Suisse, comptant à son bord 1500 professionnels (planners, fournisseurs, organisateurs). Il est l’une des délégations de MPI, la plus grande association au monde de professionnels de l’évènementiel, avec ses 22 000 membres.

ComInTech a pour ambition de devenir une source d’inspiration annuelle pour les acteurs de ce secteur, en abordant les différentes problématiques inhérentes à leurs métiers et en y présentant les solutions innovantes digitales et technologiques appropriées.

Le suite et l’interview de Julien Carlier, président de MPI France-Suisse sur Social Dynamite.

43 outils en ligne pour organiser un événement

outils

Ouf, dûr dûr la rentrée !

Mon esprit ayant un peu fondu dans le Gers et pris l’eau en Bretagne, je vous invite – en attendant – à consulter cet article trouvé sur Go Réception, qui recense quelques uns des meilleurs outils en ligne destinés à faciliter l’organisation de votre événement.

Ces outils sont regroupés en plusieurs catégories :

  • Invitations, enregistrement et RSVP
  • Gestion de calendrier et planning
  • Gestionnaires de tâches
  • Collaboration (stockage & partage de fichiers)
  • Les cagnottes en ligne
  • Startups mariage
  • Les outils en bonus

Petite mention spéciale à Tom’s planner qui vous permet (en Français s’il vous plaît !) de gérer un rétroplanning de manière ludique et plus conviviale que sous Excel…

Go Réception est un site qui vous permet de trouver un lieu ou un prestataire pour votre événement. (Pour l’instant, à peu près tous les prestataires sont à Paris)

Cliquez ici pour consulter l’article.

Les 4 étapes clés d’une planification d’événement sur les réseaux sociaux

sample-sm-plan-for-eventsEtre présent et actif sur les réseaux sociaux avant, pendant et après votre événement n’est plus une option. Les participants s’attendent à pouvoir recevoir de l’information et communiquer par les canaux que vous mettrez en place. Si vous ne le faites pas, ils le feront pour vous et vous risquez ainsi la perte de contrôle de votre public et ne pourrez pas en maîtriser le retour.

Votre public utilisera les réseaux sociaux pour obtenir des mises à jour en temps réel, pouvoir communiquer avec les autres participants dans un environnement interactif. Afin de répondre à cette demande, votre stratégie devra s’orienter en premier lieu sur le planning des actions à effectuer.

Marketo, un fournisseur de services marketing automatisés a réalisé une check-list sous la forme d’une infographie (à afficher dans votre bureau !) qui permet aux event managers de gérer la planification d’un événement sur les réseaux sociaux. En voici la traduction des contenus essentiels :

Avant toute chose, il est nécessaire de désigner un ou plusieurs social media managers afin de gérer cette mission et de bien définir vos objectifs (atteindre de nouvelles cibles, accroître la participation, être reconnu comme l’événement phare de votre spécialité, etc.).

1- la phase d’organisation « pré-événement »

  • Création d’un compte Twitter au nom de l’événement, soit valable pour tous les événements, soit -si celui-ci est vraiment important- valable uniquement pour l’événement en question. Exemple : @salonBEDOUK, @SIA_2013
  • Création d’un rétro-planning incluant pour l’événement les annonces à effectuer et les différentes phases de promotion
  • Création de visuels qui seront repris sur tous les canaux afin de donner une cohérence graphique à l’ensemble de l’événement
  • Inscription sur des annuaires listant les événements de la profession ou du thème abordé. Exemple : le guide des festivals, congrès médical, n’ salons
  • Ajouter le lieu de l’événement sur Foursquare et mettre en place des offres spéciales
  • Réserver ou désigner un photographe

2 – l’utilisation des réseaux sociaux « pré-événement »

  • FACEBOOK :
    . x posts par jour
    . x contenus visuels (photos, BD, infographie ou vidéos) par jour
    . x posts de promotion payants par semaine
    . Participer à un groupe ou créer une page dédiée à l’événement sur Facebook
  • TWITTER :
    . x tweets par jour
    . x tweets de partenaires par jour
    . x tweets de promotion payants par semaine
    . Création d’une liste incluant les personnes importantes liées à l’événement : conférenciers, partenaires et/ou clients, participants
    . Création d’une liste privée afin de surveiller la concurrence
    (pour comprendre l’utilité des listes sur Twitter, je vous invite à cliquer ici)
  • GOOGLE + :
    . x posts par jour
  • LINKEDIN :
    . x posts par jour
    . Participer à des discussions Linkedin pertinentes autour de l’événement
  • PINTEREST :
    . Créer un tableau de bord autour de l’événement en question
    . Epingler x images liées au thème par semaine
    . Créer un concours Pinterest sur le blog de l’événement
    . Créer x posts d’infographie liée au thème par semaine (si pertinent)
  • BLOG :
    . Créer x posts sur le blog par semaine
    . Créer x infographies par semaine (si pertinent)

3 – l’utilisation des réseaux sociaux pendant l’événement

Important : interviewer les participants, les clients, les orateurs et les influenceurs afin d’obtenir du contenu pour le blog et les réseaux sociaux

  • FACEBOOK :
    . x posts par jour
    . x photos postées par jour
  • TWITTER :
    . x tweets par jour
    . Tweeter le nom des présentations au début de chaque session (si pertinent)
    . x tweets de partenaires et influenceurs
    . Surveiller le hashtag de l’événement et les mentions concernant l’organisation
    . Retweeter et répondre aux points et questions intéressantes des participants
    . Encourager les employés de l’organisation et tout autre public relais à s’investir dans l’événement en postant des mises à jour ou des photos sur leurs comptes
    GOOGLE + :
  • . x posts par jour
    . Surveiller le hashtag de l’événement et les mentions concernant l’organisation
    . Planifier un « Google+ hangout » (chat vidéo avec des utilisateurs Google+)
  • LINKEDIN :
    . x posts par jour
    . Surveiller les groupes Linkedin dont le contenu est pertinent avec l’événement
  • LIVE BLOGGING :
    . x posts par jour en direct de l’événement

4 – la phase « post-événement »

. Publier tout le contenu sur les réseaux sociaux : les vidéos sur Youtube, les photos sur Flickr
. Mesurer le buzz généré avec un outil tel que Hashtracking ou Socialmention

  • BLOG :
    . Confectionner un article sur votre blog dressant un bilan de l’événement
    . Poster des articles résumant les sessions individuelles et en offrir les présentations à la consultation
  • RÉSEAUX SOCIAUX :
    . Remercier et se connecter avec les influenceurs
    . Promouvoir les ressources complémentaires

En complément, j’ajouterai les recommandations suivantes :
. Pendant l’événement, pensez à prévoir un projecteur multimédia qui diffusera les tweets de vos participants. Vous valoriserez ainsi l’utilisation de Twitter et metterez en avant vos participants. Il existe plusieurs services qui permettent de diffuser des tweets. N’oubliez pas également d’inscrire le hashtag sur la signalétique et partout où vous le pouvez : sur le site Web et à l’entrée de chacune des salles.

. Une fois l’événement terminé, utilisez Storify pour publier l’historique de votre événement. Vous pourrez regroupez l’ensemble des photos, vidéos, tweets, billets de blogs et URL qui parlent de votre événement. Les informations s’affichent sous la forme d’une ligne temporelle que vous pouvez exporter et republier sur votre site Web ou blog.

Les 10 tendances de l’événementiel pour 2013 – 2ème partie

minitel des annees 80Suite et fin de l’article dédié aux 10 tendances de l’événementiel en 2013.
Il est encore temps de cliquer ici pour lire la 1ère partie de l’article.

  • 5 / les commentaires des internautes

La gestion de la réputation d’un événement est en train de prendre de l’ampleur, et si cela correspond à ce que le monde de l’hôtellerie a vécu (avec Trip Advisor notamment), il est conseillé de s’y préparer dès maintenant. De nouveaux services, tels que Event Rater ou Yelp permettent aux participants de noter et de critiquer l’événement auquel ils viennent de participer. Le commentaire des participants joue un rôle prépondérant dans le processus de décision d’achat. Il est prévisible que l’événement qui n’aura pas bonne réputation sur la toile verra son taux de participation faiblir. Aussi est-il inutile de rappeler que ce facteur doit être pris en compte rapidement par les organisateurs.

  • 4 / des badges intelligents

Il ne s’agit pas ici de présenter les technologies RFID ou NFC, qui sont déjà utilisées sur de nombreux événements. Il s’agit plutôt d’une application de ces technologies. L’impression des badges et de tous les documents distribués sur les évenements représente souvent un énorme gâchis de papier et de matériel : imprimantes, pochettes plastiques, stylos, etc. Des services se développent donc pour fournir au participant un badge qui ne permettra pas seulement de l’identifier, mais également de rendre sa participation à l’événement plus active et interactive.

Exemple : Noodle Live qui permet au participant de collecter des données : cartes de visite, présentations PPT, plan de l’exposition, programme. Voir une animation présentant leur service :

  • 3 / une cabine photo éphémère

Des services et autres applications type Photomaton se développent à vive allure sur tout type d’événement : du mariage privé au salon technologique. Des applications populaires telle que Instagram ont grandement contribué à faire de la photo prise sur le vif un élément significatif de la communication d’un événement. Les services suivants proposent soit d’installer une cabine type Photomaton sur l’événement, soit d’utiliser un simple ordinateur équipé d’une web cam pour envoyer sur les réseaux sociaux une image souvenir liée à l’événement, qui sera de suite « likée » et partagée par de nombreux utilisateurs.

Exemples : Social PixBYO Booth ou en France : Flashmat

  • 2 / la diffusion et la conservation du contenu 

Tout event planner se doit maintenant de fournir au participant un contenu multimédia disponible rapidement après l’événement. Une plate-forme telle que Storify permet notamment de suivre, mettre en avant et regrouper -sans se perdre dans la jungle des réseaux sociaux- uniquement les contenus intéressant l’utilisateur. Les services suivants permettent également de désencombrer les médias et d’impliquer un public virtuel, qui n’a pu se rendre à l’événement.

Conferize ou Epilogger proposent de vivre l’événement à distance via une plate-forme en ligne réunissant tout ce qui se dit et ce qui se passe sur l’événement en question.

  • 1 / la chasse aux sponsors

Le nerf de la guerre… Les professionnels de l’événement vendent un concept, une idée… celle de l’expérience de leurs participants. Ils sont en quelque sorte des artistes qui ne devraient pas avoir à se soucier de trouver les fonds nécessaires à l’éclosion de leur projet. Quel event planner n’a pas rêvé d’une plate-forme dédiée à  la recherche de sponsors, qui lui permettrait ainsi de se focaliser sur son coeur de métier. Celles-ci existent : Sponsorhub et Sponsorist le proposent.

D’autres services tel que Event Now permettent aux prestataires d’entrer en compétition et de proposer les meilleurs tarifs pendant que l’event planner s’occupe de lancer l’événement de l’année !

  • Un dernier point 

Ne pas se préoccuper de sa réputation sociale ni de son public virtuel serait aujourd’hui une énorme erreur stratégique pour toute organisation et donc pour tout événement. Nous ne sommes malheureusement pas tous des experts techniques de ces questions : comment générer une communauté via les réseaux sociaux, faire en sorte que le trafic vers votre site Internet ou votre blog soit plus important et mieux qualifié, comment booster votre e-marketing… Social Dynamite est un outil développé en France, qui permet de gérer votre promotion sociale en laissant de côté la technique et de se focaliser uniquement sur le contenu, afin d’en mesurer ensuite l’impact. Voir ici un article de Meet In à ce sujet.

  • Conclusion

N’hésitez pas à vous familiariser avec ces tendances : n’oubliez pas que l’avenir arrive souvent sans prévenir… 😉

Les 10 tendances de l’événementiel pour 2013 – 1ère partie

Parce que j’ai trouvé cette analyse de Julius Solaris particulièrement intéressante, je me suis permise de m’en inspirer librement pour la rédaction de cet article. Si vous souhaitez consulter la version originale, rendez-vous sur Event manager blog. L’auteur interviendra sur ce thème le 22 janvier prochain lors de la Be conference organisée par MPI en Belgique.

C’est en passant en revue 300 start-ups, certaines rencontrées sur IMEX ou EIBTM que l’auteur a pu définir ces 10 tendances de l’événementiel pour 2013.

  • 10 / le « crowdfunding », ou financement communautaire

Ce type de service s’est développé à une allure extrêmement rapide sur la toile. Il permet, via des sites internet, de financer des projets en faisant appel à la générosité des internautes. C’est le genre d’idée sur laquelle tout le monde est d’accord. En temps de crise économique et pour des événements de taille moyenne, cela permet aux event planners de donner vie à un projet et de minimiser le risque de s’aventurer en terres inconnues. Lorsque les sponsors sont difficiles à trouver, la vente de billets n’est donc plus l’unique solution.

Exemples : Reservoir FundsKiss kiss bank bank ou encore les Américains d’Event Stir

  • 9 / la ville devient un terrain de jeu

L’idée générale est d’utiliser un support numérique pour appréhender le team building ou l’incentive de manière totalement novatrice et interactive. Les interfaces mobiles correspondent tout à fait aux problématiques des jeux en équipe. Ce type d’événement représentant une part très importante du marché aujourd’hui, les event planners sont en recherche constante de nouveautés à proposer à leurs clients.

Exemple : Urban gaming

  • 8 / des conférenciers « crowdsourcés »

Bon, maintenant que vous savez ce que signifie « crowdsourcing », pas besoin de traduction pour ce sous-titre ! Il s’agit là plus d’un espoir que d’une réelle tendance. C’est ainsi que depuis quelques temps The South by SouthWest Conferences & Festivals choisit ses conférenciers. 2013 devrait être l’année pour commencer à permettre aux participants de choisir leurs orateurs grâce aux votes sur les réseaux sociaux. Certains services permettent même aux participants de choisir le temps de parole des conférenciers. Il serait finalement assez logique de se diriger vers ce type de solutions.

  • 7 / des tableaux de bord intelligents

Ce que l’on remarque cette année, c’est que les event managers sont de plus en plus exigeants vis-à-vis de leur plate-forme de gestion d’événements. On ne peut plus se contenter d’avoir un outil pour la promotion, un pour la billetterie, un pour la gestion de résumés…
Nous nous dirigeons vers des solutions tout-en-un qui permettent à l’utilisateur de gérer depuis un seul et même tableau de bord : site internet et d’inscription, billeterie, paiement en ligne, réseaux sociaux, application mobile, gestion de contacts et promotion personnalisée, outils de gestion de projet.

Exemples : Cvent, Etouches, Atendy

  • 6 / éliminer l’intermédiaire

De nouveaux services de mise en relation directe entre consommateurs se développent rapidement. Dans la vie de tous les jours, des sites tels que Airbnb, Covoiturage, Pretachanger surfent sur cette nouvelle vague appelée « consommation collaborative » qui a révolutionné de nombreux domaines et la manière dont nous consommons. Dans l’événementiel, de plus en plus de ventes horizontales de biens et de services devraient se mettre en place : covoiturage pour les événements, recherche de lieux… afin d’éviter notamment le sur-commissionnement du client final.

A suivre…

L’apéro des entrepreneurs

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J’y étais ! L’apéro des Entrepreneurs a fait halte dans un cadre luxueux à l’hôtel West-End 4* hier à Nice. Notre hôte et président de l’hôtel M. Jean-François Richomme, nous a accueilli dans cet établissement qui dispose de 8 salles de réunion meublées Napoléon III et d’un auditorium de 90 places.

Organisé par l’agence de communication Novalia Business de Sandra Bocciolini, l’apéro en est à sa 33ème édition et se déroule sous la forme de mini- conférences présentées par les partenaires, suivie d’un apéro convivial. Les partenaires mis en avant pour cette édition étaient réunis sous le thème des nouveaux modes de communication :

– l’Office du commerce et de l’artisanat de Nice (l’OCAN) pour nous faire découvrir la Carte Magique, un système de carte de fidélité commun à 600 boutiques niçoises partenaires
– le groupe Crédit-Mutuel-CIC venu présenter leur système de paiement sans contact
– l’agence Indigo qui propose des solutions de community management et de e-marketing
Gowizmi, qui, grâce au QR Code, permet aux entreprises de développer une autre relation avec ses clients
– la responsable de Peradotto Publicité venu présenter son nouveau produit, le Ren : des tableaux personnalisés créateurs d’optimisme.

L’apéro rassemble des entrepreneurs de tous domaines d’activité et permet surtout d’échanger et de « networker ». Je tiens d’ailleurs à remercier le comité d’organisation car j’ai eu la chance de gagner lors de la tombola un chèque cadeau valable dans une des 600 boutiques niçoises partenaires !

Plus d’information sur les organisatrices : http://www.novalia-business.com
Plus d’information sur l’hôtel West-End : http://www.hotel-westend.com

Prévisions nuancées pour le MICE en 2013

photoAmphitheatre2Le baromètre 2013 du MICE publié par le département Meetings & Events d’American Express Voyages d’Affaires prévoit des résultats nuancés pour le marché des réunions et évènements d’entreprises, notamment en Europe et en Amérique du Nord. Seule l’Asie devrait enregistrer une croissance significative du secteur, tant en nombre d’évènements que de dépenses.

Plus d’infos sur le site de voyages d’affaires en cliquant ici.