Les 4 étapes clés d’une planification d’événement sur les réseaux sociaux

Etre présent et actif sur les réseaux sociaux avant, pendant et après votre événement n’est plus une option. Les participants s’attendent à pouvoir recevoir de l’information et communiquer par les canaux que vous mettrez en place. Si vous ne le faites pas, ils le feront pour vous et vous risquez ainsi la perte de contrôle de votre public et ne pourrez pas en maîtriser le retour.

Votre public utilisera les réseaux sociaux pour obtenir des mises à jour en temps réel, pouvoir communiquer avec les autres participants dans un environnement interactif. Afin de répondre à cette demande, votre stratégie devra s’orienter en premier lieu sur le planning des actions à effectuer.

Marketo, un fournisseur de services marketing automatisés a réalisé une check-list sous la forme d’une infographie (à afficher dans votre bureau !) qui permet aux event managers de gérer la planification d’un événement sur les réseaux sociaux. En voici la traduction des contenus essentiels :

Avant toute chose, il est nécessaire de désigner un ou plusieurs social media managers afin de gérer cette mission et de bien définir vos objectifs (atteindre de nouvelles cibles, accroître la participation, être reconnu comme l’événement phare de votre spécialité, etc.).

1- la phase d’organisation « pré-événement »

• Création d’un compte Twitter au nom de l’événement, soit valable pour tous les événements, soit -si celui-ci est vraiment important- valable uniquement pour l’événement en question. Exemple : @salonBEDOUK, @SIA_2013
• Création d’un rétro-planning incluant pour l’événement les annonces à effectuer et les différentes phases de promotion
• Création de visuels qui seront repris sur tous les canaux afin de donner une cohérence graphique à l’ensemble de l’événement
• Inscription sur des annuaires listant les événements de la profession ou du thème abordé. Exemple : le guide des festivals, congrès médical, n’ salons
• Ajouter le lieu de l’événement sur Foursquare et mettre en place des offres spéciales
• Réserver ou désigner un photographe

2 – l’utilisation des réseaux sociaux « pré-événement »

• FACEBOOK :
  . x posts par jour
  . x contenus visuels (photos, BD, infographie ou vidéos) par jour
  . x posts de promotion payants par semaine
  . Participer à un groupe ou créer une page dédiée à l’événement sur Facebook
• TWITTER :
  . x tweets par jour
  . x tweets de partenaires par jour
  . x tweets de promotion payants par semaine
  . Création d’une liste incluant les personnes importantes liées à l’événement : conférenciers, partenaires et/ou clients, participants
  . Création d’une liste privée afin de surveiller la concurrence
  (pour comprendre l’utilité des listes sur Twitter, je vous invite à cliquer ici)
• GOOGLE + :
  . x posts par jour
• LINKEDIN :
  . x posts par jour
  . Participer à des discussions Linkedin pertinentes autour de l’événement
• PINTEREST :
  . Créer un tableau de bord autour de l’événement en question
  . Epingler x images liées au thème par semaine
  . Créer un concours Pinterest sur le blog de l’événement
  . Créer x posts d’infographie liée au thème par semaine (si pertinent)
• BLOG :
  . Créer x posts sur le blog par semaine
  . Créer x infographies par semaine (si pertinent)

3 – l’utilisation des réseaux sociaux pendant l’événement

Important : interviewer les participants, les clients, les orateurs et les influenceurs afin d’obtenir du contenu pour le blog et les réseaux sociaux

• FACEBOOK :
  . x posts par jour
  . x photos postées par jour
• TWITTER :
  . x tweets par jour
  . Tweeter le nom des présentations au début de chaque session (si pertinent)
  . x tweets de partenaires et influenceurs
  . Surveiller le hashtag de l’événement et les mentions concernant l’organisation
  . Retweeter et répondre aux points et questions intéressantes des participants
  . Encourager les employés de l’organisation et tout autre public relais à s’investir dans l’événement en postant des mises à jour ou des photos sur leurs comptes
  GOOGLE + :
• . x posts par jour
  . Surveiller le hashtag de l’événement et les mentions concernant l’organisation
  . Planifier un « Google+ hangout » (chat vidéo avec des utilisateurs Google+)
• LINKEDIN :
  . x posts par jour
  . Surveiller les groupes Linkedin dont le contenu est pertinent avec l’événement
• LIVE BLOGGING :
  . x posts par jour en direct de l’événement

4 – la phase « post-événement »

. Publier tout le contenu sur les réseaux sociaux : les vidéos sur Youtube, les photos sur Flickr
. Mesurer le buzz généré avec un outil tel que Hashtracking ou Socialmention

• BLOG :
  . Confectionner un article sur votre blog dressant un bilan de l’événement
  . Poster des articles résumant les sessions individuelles et en offrir les présentations à la consultation
• RÉSEAUX SOCIAUX :
  . Remercier et se connecter avec les influenceurs
  . Promouvoir les ressources complémentaires

En complément, j’ajouterai les recommandations suivantes :
. Pendant l’événement, pensez à prévoir un projecteur multimédia qui diffusera les tweets de vos participants. Vous valoriserez ainsi l’utilisation de Twitter et metterez en avant vos participants. Il existe plusieurs services qui permettent de diffuser des tweets. N’oubliez pas également d’inscrire le hashtag sur la signalétique et partout où vous le pouvez : sur le site Web et à l’entrée de chacune des salles.

. Une fois l’événement terminé, utilisez Storify pour publier l’historique de votre événement. Vous pourrez regroupez l’ensemble des photos, vidéos, tweets, billets de blogs et URL qui parlent de votre événement. Les informations s’affichent sous la forme d’une ligne temporelle que vous pouvez exporter et republier sur votre site Web ou blog.